แนวปฏิบัติที่ดี เรื่อง แนวทางการแก้ไขปัญหาการยกเลิกผลิตวารสาร

ชุมชนแนวปฏิบัติ (CoPs)

แนวปฏิบัติที่ดี เรื่อง แนวทางการแก้ไขปัญหาการยกเลิกผลิตวารสาร

 

ความเป็นมา

วารสารหรือสิ่งพิมพ์ต่อเนื่องที่ดำเนินการสั่งซื้อเข้ามาเพื่อให้บริการแก่ผู้ใช้ในห้องสมุด จะต้องมีการดำเนินการต่ออายุสมาชิกตามวาระที่กำหนด แต่เนื่องจากขาดการติดต่อประสานงานกับร้านค้าทำให้บางครั้ง        เกิดความผิดพลาดในการต่ออายุสมาชิก คือ วารสารเลิกผลิตไปแล้วแต่ยังมีการดำเนินการต่ออายุสมาชิกไป ทำให้ต้องเสียเวลาในการดำเนินการขอรับเงินคืน

 

ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง

บรรณารักษ์ปฏิบัติงานวารสารและสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง

 

การบ่งชี้ความรู้ที่ใช้ในการแก้ไขปัญหา

  1. ผู้ปฏิบัติงานควรมีความรู้เกี่ยวกับวารสารว่าเป็นวารสารซื้อหรือบริจาค กำหนดออกของวารสาร รวมถึงมีข้อมูลผู้ผลิตวารสาร ร้านค้า/ตัวแทนจำหน่ายของวารสาร
  2. เป็นผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับการลงรายการสิ่งพิมพ์ต่อเนื่อง
  3. เป็นผู้ที่มีทักษะในการติดต่อสื่อสารและประสานงานกับร้านค้าหรือตัวแทนจำหน่ายวารสาร

 

การสร้าง/แสวงหาความรู้

           ผู้ปฏิบัติงานต้องศึกษาขั้นตอน หลักการและวิธีการในการทำงานจากคู่มือปฏิบัติงาน มีการเรียนรู้เทคนิคและวิธีการในการทำงาน หากเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัยต้องถามผู้รู้หรือผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน รวมทั้งเข้ารับการอบรมเรื่องการติดต่อ สื่อสาร และการประสานงาน

 

ขั้นตอนวิธีการ/แนวปฏิบัติที่ดีในการนำไปสู่การแก้ปัญหา

  1. กำหนดนโยบาย/หลักเกณฑ์การจัดหาและการต่ออายุวารสาร
  2. ก่อนดำเนินการต่ออายุวารสารให้ทำการสำรวจรายชื่อวารสารที่จะต่ออายุจากฐานข้อมูลและจากเจ้าหน้าที่งานบริการวารสาร เพื่อตรวจสอบว่าได้รับวารสารครบตามจำนวนที่ต่ออายุไปก่อนหน้านี้แล้วและไม่มีวารสารค้างส่ง
  3. ดำเนินการรวบรวมใบต่ออายุวารสารหรือใบสมัครสมาชิก ซึ่งหาได้จากตัวเล่มของวารสาร จดหมายแจ้งการต่ออายุจากผู้ผลิต ร้านค้า / ตัวแทนจำหน่าย หรือดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ของวารสารได้
  4. ติดต่อผู้ผลิตวารสารเพื่อสอบถามรายละเอียดเกี่ยวกับการต่ออายุ เช่น ค่าสมาชิก ช่องทางการชำระเงิน เป็นต้น
  5. ดำเนินการต่ออายุวารสารที่ยังมีการผลิตตามปกติ
  6. กรณีวารสารหยุดผลิตจะไม่ดำเนินการต่ออายุและจะต้องดำเนินลงข้อมูลรายละเอียดของวารสาร ในฐานข้อมูลห้องสมุด ในส่วนของ tag 362 และ tag 500